Gestiona varios números de WhatsApp en un solo panel

WhatsApp en el teléfono está pensado para un solo número. WhatsApp Web lleva ese número al navegador, y un negocio que se ha quedado pequeño con una sola línea suele acabar con una pestaña por teléfono, o con una fila de móviles sobre la mesa. Chato sustituye ese montón por un solo inicio de sesión y una lista de sesiones.

Una sesión es un número de WhatsApp conectado. Le pones el nombre del trabajo que hace: soporte, ventas, la tienda del centro, la línea de noche, un cliente, un edificio. La barra lateral lista todas las sesiones de la cuenta. Abres una y ves los chats de ese número. Abres otra y ves un número distinto. El cliente sigue escribiendo al número que ya tiene. En su aplicación de WhatsApp no cambia nada.

La conexión es del mismo tipo que Dispositivos vinculados. El teléfono al que pertenece el número escanea el código QR que muestra Chato, y ese teléfono tiene que seguir en línea, igual que con WhatsApp Web. Chato no te da un número nuevo y no saca el historial de chats de WhatsApp. Te da un solo sitio para leer y responder.

Quien trabaja con varias pestañas de WhatsApp Web suele querer tres cosas: ver a qué línea pertenece un mensaje, responder sin cerrar sesión y dejar de mezclar la conversación de un cliente con la de la tienda. Las sesiones separadas hacen eso. Un mensaje que llega al número de soporte se queda en la sesión de soporte. Un mensaje que llega al número de un cliente se queda en la sesión de ese cliente.

Añades una sesión cuando tienes otro número que conectar. La prueba de 7 días incluye una sesión de WhatsApp y no pide tarjeta. Cuando te suscribes, cada número adicional cuesta 5 € al mes, o 48 € al año. La facturación sigue los números que conectas, no la cantidad de personas que luego abren el panel.

Los equipos suelen decir departamento cuando se refieren a un teléfono distinto para un trabajo distinto. Chato no tiene un directorio de departamentos, una regla de enrutado ni una cola que envíe un chat a un rol con nombre. Lo que tiene es una sesión por número, y tú decides para qué sirve cada número.

Una tienda con varios locales puede conectar un número de WhatsApp por tienda. Una clínica puede conectar el mostrador de recepción y reservar un segundo número para una sede. Una agencia o un administrador de fincas puede conectar un número por cliente o por edificio, porque esos chats no deben compartir hilo. Un equipo de ventas puede mantener un número por comercial cuando los contactos no deben caer en un mismo saco.

Son cuentas de WhatsApp distintas en el sentido habitual: números de teléfono distintos, listas de chats distintas, nombres de perfil distintos. En el panel son filas de una sola barra lateral. No instalas una segunda copia del producto ni llevas una hoja de cálculo de qué portátil tiene abierta cada sesión de WhatsApp Web.

Los números locales siguen siendo locales. El cliente de una ciudad sigue escribiendo al número que está en la puerta de esa tienda. Tú, o un compañero con quien hayas compartido esa sesión, respondéis desde la misma cuenta de Chato que también tiene las demás tiendas. Si una línea debe quedar en privado para una sola tienda, basta con no compartir esa sesión.

Este planteamiento encaja mal si necesitas la plataforma oficial de WhatsApp Business: campañas con plantillas aprobadas, un único número de la API Cloud o el precio por conversación de Meta. Esos productos parten de una cuenta de empresa registrada en Meta. Chato parte de la aplicación de WhatsApp que ya usas. Si trabajas con esa limitación, la página sobre una bandeja sin la API de Business explica qué ganas y a qué renuncias.

Aquí, una sola bandeja significa un solo espacio de trabajo, no una lista de chats mezclada. Cada sesión conserva sus propias conversaciones. No juntas a todos los clientes de todos los números en un único hilo. Lo que dejas de hacer es cambiar de producto para llegar hasta ellos.

Desde una sesión lees los chats que entran, respondes y envías imágenes, vídeo y PDF de hasta 16 MB. La búsqueda se queda dentro del historial de esa sesión. Si además usas la API externa, los mensajes de un CRM, de un formulario de la web o de una herramienta interna llegan como un hilo propio, aparte de los chats de WhatsApp. Esa API no envía un mensaje de WhatsApp. Sirve para ver un acontecimiento de fuera junto a la bandeja, no como puerta de entrada a WhatsApp.

El cambio práctico es la jornada. Quien cubre tres números ya no mantiene tres navegadores con la sesión iniciada, ni pide a un compañero que desbloquee un teléfono. Elige la sesión, responde y pasa a la siguiente. Una línea tranquila sigue visible en la barra lateral, así que no desaparece solo porque otra línea vaya ocupada.

Los contactos que escriben a cualquier número vinculado se reúnen en una sola lista de contactos. Puedes buscar por nombre, teléfono o etiqueta. Chato crea un contacto a partir de un mensaje entrante, así que la lista crece con conversaciones reales y no con un archivo que tengas que importar antes. Una persona que escribe a dos de tus números puede aparecer desde las dos líneas. Los chats en sí se quedan en la sesión en la que se escribieron.

La mayoría de los equipos pequeños usan WhatsApp con un teléfono compartido: un móvil, y quien lo tiene en la mano puede responder. En Chato, eso es compartir una sesión. Quien tiene la cuenta invita a una persona con el correo de su cuenta de Google. Esa persona inicia sesión en Chato con Google. Hasta que tenga cuenta, el acceso compartido queda pendiente. Cuando inicia sesión, la sesión le aparece.

El permiso es por sesión, y hay dos niveles. Ver significa que puede leer chats y mensajes. Enviar significa que puede leer y también enviar. Puedes cambiar ese nivel más adelante, o revocar el acceso. Revocarlo le quita el acceso de inmediato. Puedes compartir una sesión y quedarte otra para ti. Una clínica puede compartir el número del mostrador con dos personas de recepción y dejar otra línea sin compartir. Una tienda puede compartir el número del local con quien está en sala y reservar el número de un responsable.

Esto no es una asignación por chat. No hay un control que entregue una conversación a un agente y se la oculte a los demás. Quien tenga permiso de envío en esa sesión puede ver y responder los chats de esa sesión. Tampoco hay matriz de roles: ni administrador frente a supervisor frente a agente, ni permiso por departamento, ni un ajuste que oculte el número de teléfono a un compañero. Si la lista de requisitos de la compra exige esos controles, este producto no encaja.

La facturación no sube cuando añades a una persona. El plan Standard se cobra por número de WhatsApp conectado, no por compañero. Dos personas en un número siguen siendo una cuenta de WhatsApp a 5 € al mes. Diez números son diez cuentas, las abra quien las abra.

El cliente sigue escribiendo a un número de WhatsApp. No ve quién ha escrito la respuesta dentro de Chato. Si el equipo quiere una firma con el nombre de una persona, la escribes tú. Chato no la añade.

Cuando varios números viven en un mismo sitio, la pregunta útil es qué línea está ocupada y cuál va lenta. Los informes se hacen por sesión. Puedes ver qué números vinculados están en línea, cuántos mensajes han atendido y cuándo tuvieron actividad por última vez. Los totales están junto al tráfico de hoy, así que una mañana tranquila se ve frente al volumen habitual de ese número. El tiempo medio de respuesta se mide por sesión. Una línea de soporte lenta no desaparece detrás de un número de ventas rápido, porque no se funden en una sola cifra y se olvidan.

Con eso se acaba lo que hay que contar de los informes. No hay una clasificación por horas del equipo, ni un ranking del tiempo de gestión de cada persona, ni un panel de campañas. Los informes responden cómo va este número, que es la pregunta que tienes cuando cada número es una tienda, un mostrador o un cliente.

La lista de contactos es la otra vista que cruza números. Quien escribe a cualquier número conectado aparece en una lista en la que se puede buscar, con etiquetas si quieres marcar a alguien. La lista no es un embudo de operaciones, etapas y responsables. Si un contacto también tiene que existir en otro sistema, la API externa es el camino para los acontecimientos que entran. No es una sincronización en los dos sentidos de toda la agenda.

Usa los informes cuando decides si un local necesita a otra persona en la sesión compartida, o si un número se ha quedado en silencio porque el teléfono que hay detrás se desconectó. Una sesión que deja de recibir suele significar que el teléfono necesita atención, del mismo modo que WhatsApp Web se queda en silencio cuando el teléfono está apagado.

El plan Standard incluye un chatbot de IA en cada cuenta de WhatsApp. Lo activas por sesión. Un número de soporte puede responder preguntas habituales a partir de documentos que subes, mientras un número de ventas se queda del todo en manual. No hay una cuota de IA aparte, por encima de los 5 €.

El bot es una capa sobre esa sesión. No es un motivo para conectar un número, y no junta tus números en una sola línea automatizada. Una clínica puede dejar que el número del mostrador responda el horario y qué documentos hay que traer, y que una persona responda cuando la pregunta sea de una visita concreta. Una tienda puede decir si está abierta en el número del local sin poner un bot en una línea privada de un cliente.

Chato no es una herramienta de campañas. Enviar una plantilla aprobada a una lista grande es trabajo de la plataforma WhatsApp Business. El chatbot responde dentro de las conversaciones de los números que has conectado. No escribe en frío a una lista comprada. Si has venido por el bot, la página del chatbot describe la carga de conocimiento y las respuestas con archivos. El precio de la bandeja no cambia cuando lo activas.

Hay tres situaciones que salen lo bastante a menudo como para tener página propia. No son productos distintos. Son formas distintas de usar las sesiones y los accesos compartidos.

Las tiendas con más de un local suelen querer un número de WhatsApp por tienda, y una forma de que quien está en sala cubra la línea de esa tienda. Esa página trata de horarios, ratos de mucho trabajo y un número de tienda compartido. Las clínicas suelen tener un número de mostrador y más de una persona que debe responderlo, también cuando el mostrador parece cerrado. Esa página trata de la saturación de recepción y de las preguntas que llegan de noche. Las agencias y los administradores de fincas suelen tener un número por cliente, edificio o agente, y una persona que tiene que vigilarlos todos. Esa página trata de mantener esas líneas separadas mientras se trabajan desde un solo inicio de sesión.

Las páginas de abajo entran en el detalle del día a día. El resto de esta página se queda en el propio panel: muchos números, una barra lateral, un acceso compartido cuando otra persona tiene que responder, e informes que siguen unidos a cada número.

Conectas un número desde el panel. Chato muestra un código QR para una sesión nueva. En el teléfono al que pertenece esa cuenta de WhatsApp, abre WhatsApp, entra en Dispositivos vinculados y escanea: el mismo recorrido que WhatsApp Web. Si un código caduca, renuévalo en esa misma sesión en lugar de crear un segundo número que no vas a usar. El teléfono sigue formando parte de la sesión en marcha. Desconecta la sesión en Chato cuando quieras que ese número salga del panel.

No hay instalador de escritorio. Basta un navegador actual. El inicio de sesión de la cuenta de Chato es con Google. Las personas con las que compartes una sesión también usan Google, con el correo que invitaste. Los pasos desde el primer escaneo hasta una bandeja en marcha están en la página de cómo funciona, incluido lo que pasa durante la prueba.

Chato no es la API oficial de WhatsApp Business, también llamada API Cloud de Meta. No te registrará una cuenta de WhatsApp Business, no enviará plantillas de mensaje para su aprobación y no sustituye la aplicación de WhatsApp. Los mensajes siguen siendo mensajes de WhatsApp en los números que vinculaste. Si un proveedor, un banco o un marketplace exige la API oficial, Chato no es la herramienta. Si necesitas muchos números en un solo navegador y puedes mantener cada teléfono en línea, está hecho para eso.

El tráfico va por HTTPS. Los datos de sesión se guardan para que los números que vinculaste sigan ahí cuando vuelvas a entrar. Chato no vende mensajes de WhatsApp para publicidad. La bandeja, los informes y la facturación están detrás del inicio de sesión y no figuran en el mapa del sitio público. Puedes desconectar un número cuando quieras sacarlo del panel.

La prueba dura siete días, una sesión, sin tarjeta. Suscríbete para conservar ese número y para añadir más a 5 € cada uno al mes, o 48 € por número al año. Si cancelas desde la cuenta, conservas el acceso hasta el final del periodo que ya pagaste.