Un número de WhatsApp por tienda, cubierto desde la sala

El cliente no quiere un teléfono central cuando pregunta si la tienda que tiene cerca todavía tiene un artículo. Escribe al número impreso en esa tienda. Sustituir esos números locales por una línea nacional empeora la conversación. Chato no te pide que lo hagas.

Cada número de tienda es su propia sesión. Los chats de la tienda del norte nunca aparecen en la lista de la tienda del sur. Quien solo trabaja en una dirección solo necesita acceso a esa dirección. Compartes la sesión del norte con el equipo del norte y lo dejas ahí. La barra lateral de quien tiene la cuenta sigue mostrando todas las tiendas, que es lo que necesita quien las dirige cuando no está en ninguna.

Conectar una tienda es el recorrido de WhatsApp Web. El teléfono que ya usa el WhatsApp de esa tienda escanea un código QR desde Dispositivos vinculados. El teléfono sigue encendido, como con WhatsApp Web. Dentro de Chato no hay un número nuevo que comprar, ni papeleo para registrar una cuenta de empresa en Meta antes de que la tienda siga usando la línea que ya tiene.

En una tienda, el fallo es físico. El teléfono de WhatsApp está en un cajón, en el bolsillo de alguien o con la persona que se ha ido al descanso. El cliente pregunta algo que cualquiera del mostrador podría responder: si estáis abiertos, si tenéis esta talla, si puede recoger hoy. Espera porque el teléfono no está en la sala.

Comparte la sesión de esa tienda con los correos de Google de las personas que trabajan allí. Dales permiso de envío si deben responder, o permiso de solo ver si solo necesitan ver lo que se prometió. Cuando acaba el turno, no recoges un teléfono. La persona siguiente inicia sesión y ve los mismos chats. Si alguien se va de la tienda, revocas su acceso y pierde la sesión al momento.

Para el cliente sigue siendo un solo número de WhatsApp. No pasa a una cola, y un chat no se asigna a un vendedor con nombre. Quien tenga permiso de envío en la sesión de esa tienda puede responder. Si necesitas una regla por la que solo una persona pueda ver a un cliente concreto, Chato no la tiene. La separación que sí tienes es entre tiendas, porque cada tienda es un número distinto.

Las tiendas no tienen un volumen uniforme de mensajes. Un número está tranquilo al abrir y ocupado el sábado. Los informes de Chato son por sesión, así que la tienda del sábado no esconde la tienda que se ha quedado en silencio. Ves qué números vinculados están en línea, cuántos mensajes han atendido y cuándo tuvieron actividad por última vez. Los totales de hoy están junto a los totales de más recorrido, y el tiempo medio de respuesta se guarda por número.

Con eso basta para notar una tienda cuyo teléfono se ha quedado sin conexión, o una tienda que responde mucho más despacio que las demás. No es un cuadrante de turnos ni un informe de campaña. No verás un gráfico de qué empleado envió cada respuesta. Verás con claridad la línea de cada local.

El chatbot incluido puede quedarse en la sesión de una tienda y responder las preguntas que no necesitan a una persona: el horario, la dirección, si hay aparcamiento. Actívalo en las tiendas donde esas preguntas se llevan casi todo, y déjalo apagado en una tienda que quiera que cada respuesta la escriba el personal. El bot forma parte de los 5 € de ese número. No envía promociones a quien nunca te ha escrito.

Chato no fusiona tres tiendas en una sola identidad de WhatsApp. No desvía un mensaje del número del norte a un empleado de la tienda del sur al que no se le haya dado esa sesión. No lanza un envío masivo de mensajes de plantilla a los clientes del año pasado. Eso es trabajo de la plataforma oficial de WhatsApp Business, y llega con la puesta en marcha de esa plataforma.

Lo que puedes hacer esta semana es meter cada número de tienda en una sola barra lateral, dejar que las personas de cada sala respondan sin tener el teléfono en la mano y ver qué local está ocupado. La prueba dura siete días y cubre una sesión, sin tarjeta. Añade las demás tiendas después de suscribirte, a 5 € por número al mes.

Si la misma empresa tiene además una línea privada para el propietario del local, un proveedor o un responsable, conéctala como otra sesión y no la compartas con la sala. La separación es lo que hay de entrada. Compartir es una decisión que tomas número a número.