El número del mostrador es la puerta de entrada
Los pacientes escriben al número de la tarjeta de la cita. Preguntan el horario, qué documentos traer, si hace falta un volante y cómo llegar al edificio. Esas preguntas se repiten, y llegan mientras quien suele responder está en otra cosa. Un segundo teléfono en un cajón no lo arregla. Lo que sí lo arregla es una segunda persona que pueda abrir los mismos chats.
Conecta el número del mostrador una sola vez. Pasa a ser una sesión. Compártela con los correos de Google del personal de recepción que deba verla. Elige ver y enviar para quien responde, y solo ver para quien necesite leer lo que se dijo sin contestar. Dos personas en esa sesión no son dos cuentas de WhatsApp. Pagas el número, 5 € al mes en el plan Standard, no a cada recepcionista.
No hay asignación de un chat de un paciente a un rol con nombre. Si tres personas tienen permiso de envío, las tres pueden ver la conversación. Eso encaja con un mostrador en el que cualquiera de recepción puede retomar el hilo. No encaja con un esquema en el que un mensaje deba quedar cerrado para un clínico y oculto para los demás. No uses una sesión compartida para conversaciones que solo deba leer un profesional colegiado.
El desborde cuando el mostrador ya está lleno
La hora dura no es la mañana vacía. Es el tramo en el que todas las sillas están ocupadas y el teléfono también vibra. WhatsApp se convierte entonces en una segunda cola que no es de nadie, porque atenderla significa dejar de lado a la persona que está en el mostrador. Una sesión compartida permite que alguien que no está en el mostrador despeje los mensajes sencillos, mientras el mostrador sigue atendiendo.
El tiempo de respuesta de esa sesión se ve aparte, sin mezclarlo con otra sede ni con una línea privada. Si el mostrador se retrasa, lo ves en ese número. También ves si el teléfono que sostiene la sesión sigue en línea. Un vínculo al estilo de WhatsApp Web se queda en silencio cuando ese teléfono está apagado, así que una sesión caída es primero un problema del teléfono, y después un problema de personal.
Los contactos del número del mostrador se reúnen en la lista de contactos, y se puede buscar por nombre, teléfono o etiqueta. Esa lista no es una historia clínica. Chato no guarda un historial de tratamiento, un diagnóstico ni un calendario de citas. Déjalo en el sistema que ya usas con los pacientes. Usa la bandeja para la conversación que el paciente empezó en WhatsApp.
Preguntas que llegan cuando el mostrador parece cerrado
Buena parte de los mensajes del mostrador no son urgentes y no necesitan a una persona: a qué hora abrís, dónde aparco, qué tengo que llevar. El chatbot incluido puede responder eso a partir de documentos que subes, y solo en la sesión del mostrador. Una pregunta clínica, un resultado o cualquier cosa que dependa de un paciente concreto se queda con una persona. Activas o desactivas el bot por sesión, así que una línea privada no hereda las respuestas del mostrador.
El bot no reserva una cita en el programa de gestión de la consulta, y no envía una campaña de plantillas a pacientes que no han escrito antes. Responde dentro de los chats del número que conectaste. De noche, eso suele ser la diferencia entre un paciente que llega con los papeles correctos y un paciente que llega a una puerta cerrada con la carta que no toca.
Si una segunda sede tiene su propio número publicado, conecta ese número como otra sesión. No lo metas en el primer mostrador. Los pacientes de la segunda sede escriben a otra puerta. El personal de la segunda sede recibe el acceso a su propia sesión. Quien cubre las dos puede tener ambas sesiones en un solo inicio de sesión, sin dar a toda la recepción acceso a las dos.
Lo que esta bandeja no es, en una clínica
Chato no es un programa médico. No se presenta como una historia clínica, una herramienta de prescripción ni un archivo conforme para notas clínicas. No pegues datos clínicos en una sesión compartida salvo que las personas con acceso deban tenerlos, y salvo que eso coincida con las normas que ya sigues para WhatsApp en el teléfono del mostrador. Compartir una sesión amplía el acceso a propósito. Trátalo como si le dieras a alguien el teléfono del mostrador.
Tampoco es la API oficial de WhatsApp Business. Dentro del producto no hay aprobación de plantillas de Meta ni la configuración de una cuenta de WhatsApp Business. El mostrador sigue usando la aplicación de WhatsApp que ya tiene, vinculada con un código QR. Si un grupo hospitalario exige la API oficial para un número central, eso es otro proyecto.
Para un solo mostrador, la puesta en marcha es corta. Entra, escanea el teléfono del mostrador, invita a quienes cubren recepción y decide si el bot debe ocuparse de las preguntas de horario y aparcamiento. La prueba cubre una sesión durante siete días, sin tarjeta. Un número de sede, si lo necesitas, son otros 5 € al mes después de suscribirte.
Cómo funciona una sesión compartida · Vincula el teléfono del mostrador · Un precio para el número del mostrador · Qué responderá el chatbot incluido y qué no