Una línea de WhatsApp distinta para cada cliente, edificio o agente

Un inquilino que pregunta por una gotera, un comprador que pregunta por una visita y un propietario que pregunta por el alquiler no deberían ser tres chats en un mismo número si esas relaciones tienen que seguir siendo distintas. Se reenvía la captura que no es, se responde por costumbre en el hilo equivocado y se acaba escribiendo desde el teléfono personal porque el compartido no da confianza. Los números separados evitan esa clase de error.

Dale al cliente, al edificio o al agente su propio número de WhatsApp y conecta cada uno como una sesión. La barra lateral muestra la lista. Abrir una sesión muestra solo los chats de ese número. No hay un paso que los fusione, ni un departamento que saque un mensaje de una sesión para meterlo en otra. Si alguien de coordinación trabaja con varios clientes, usa una cuenta que tiene las sesiones. No recibe un único flujo mezclado.

Es la misma conexión por QR que WhatsApp Web. El teléfono de ese cliente o de ese edificio escanea el código y se queda en línea. No estás registrando cada línea como un número de la API oficial. Estás metiendo en un solo navegador los números con los que ya trabajas.

La otra mitad del trabajo es la atención. Un administrador de fincas con ocho edificios no puede vigilar de verdad ocho teléfonos. Sí puede vigilar ocho sesiones. Un edificio tranquilo sigue en la lista. Los informes muestran, por número, si está en línea, cuántos mensajes ha atendido, cuándo estuvo activo por última vez y cómo de lentas han sido las respuestas. Un edificio que se ha apagado se ve al lado de uno que está ocupado, en lugar de diluirse en una media.

Los contactos de cada número conectado caen en una sola lista en la que se puede buscar. Eso ayuda cuando recuerdas a una persona y no desde qué edificio escribió. El chat que abres después sigue siendo la sesión que esa persona usó. La lista de contactos no es un embudo comercial. Las etapas, las ofertas y los responsables de una venta pertenecen al sistema que ya uses para eso. Chato es el sitio donde vive la conversación de WhatsApp.

La facturación sigue los números. Ocho edificios son ocho cuentas de WhatsApp a 5 € cada una al mes, o 48 € cada una al año, con el chatbot incluido si lo quieres en una línea concreta. La prueba te deja conectar una sesión durante siete días antes de añadir el resto. No se te cobra por compañero.

Comparte solo la sesión que deba tocar. Un asistente que cubre un edificio recibe la sesión de ese edificio, con ver y enviar si responde, o solo ver si comprueba lo que se prometió. No ve por su cuenta los otros siete. Quien tiene la cuenta sigue viéndolos todos. Revoca el acceso cuando acaba la cobertura.

No hay un control más fino que ese. No puedes asignar el chat de un inquilino al asistente y ocultar el resto de los chats de ese edificio. Si el número de un edificio contiene conversaciones que un asistente no debe ver, no compartas esa sesión. Usa otro número para las conversaciones que sí puede llevar, y conéctalo aparte.

Un agente que deba llevar sus propias captaciones usa su propio número y su propia sesión. Aun así puedes tener esa sesión en el acceso de la oficina para que un compañero cubra una ausencia. Los contactos del agente no se vierten en un fondo común salvo que decidas compartir la sesión. Es un paso que das tú, no lo que ocurre de entrada.

Las visitas, las ofertas, los partes de mantenimiento y las llaves no se convierten en fichas porque el chat haya pasado a un navegador. La API externa puede dejar una nota de otro sistema en un hilo propio, al lado de WhatsApp, para que un formulario enviado se vea sin salir por WhatsApp. No envía un mensaje de WhatsApp, y no sustituye el programa de tu agencia.

Chato tampoco lanza una campaña de plantillas contra una base de contactos antiguos. Eso exige la API oficial de WhatsApp Business y las reglas de plantillas de Meta. Si un portal exige ese tipo de envío, Chato no es la herramienta de ese canal. Es la herramienta de los muchos números de uno a uno que ya respondes a mano.

Lo que se gana en el día a día es más estrecho y más útil: cada cliente o edificio conserva una línea limpia, un inicio de sesión muestra todas las líneas y puedes invitar a un compañero exactamente a las sesiones que cubre. Empieza por el número con más trabajo, en la prueba. Añade el resto cuando la barra lateral sea el sitio en el que de verdad trabajas.