Uma linha de WhatsApp separada para cada cliente, edifício ou agente

Um inquilino a perguntar por uma infiltração, um comprador a perguntar por uma visita e um senhorio a perguntar pela renda não deviam ser três conversas num só número, se essas relações têm de continuar distintas. As pessoas reencaminham a captura de ecrã errada, respondem por hábito no fio errado e acabam a escrever de um telemóvel pessoal, porque o partilhado parece pouco seguro. Números separados evitam esse tipo de erro.

Dá ao cliente, ao edifício ou ao agente um número de WhatsApp próprio e liga cada um como sessão. A barra lateral mostra a lista. Abrir uma sessão mostra só as conversas desse número. Não há um passo que as junte, nem um departamento que passe uma mensagem de uma sessão para outra. Se um coordenador trabalha com vários clientes, usa uma conta que tem as sessões. Não recebe um fluxo único misturado.

É a mesma ligação por QR do WhatsApp Web. O telemóvel desse cliente ou desse edifício lê o código e fica online. Não estás a registar cada linha como número da API oficial. Estás a pôr num navegador os números que já operas.

A outra metade do trabalho é a atenção. Um gestor de imóveis com oito edifícios não consegue honestamente vigiar oito aparelhos. Consegue vigiar oito sessões. Um edifício calmo continua na lista. Os relatórios mostram, por número, se está online, quantas mensagens tratou, quando esteve ativo pela última vez e quão lentas têm sido as respostas. Um edifício que ficou às escuras aparece ao lado de um que está ocupado, em vez de se diluir numa média.

Os contactos de todos os números ligados vão para uma lista onde podes pesquisar. Ajuda quando te lembras da pessoa e não do edifício para o qual escreveu. A conversa que abres a seguir continua a ser a sessão que essa pessoa usou. A lista de contactos não é um funil de negócios. Fases, propostas e responsáveis de uma venda ficam no sistema que já usas para isso. O Chato é o sítio onde a conversa de WhatsApp vive.

A faturação segue os números. Oito edifícios são oito contas de WhatsApp a 5 € cada por mês, ou 48 € cada por ano, com o chatbot incluído se o quiseres numa linha em concreto. O teste deixa-te ligar uma sessão durante sete dias antes de acrescentares as outras. Não pagas por colega.

Partilha só a sessão que lhe compete. Um assistente que cobre um edifício recebe a sessão desse edifício, com ver e enviar se responde, ou só ver se está a confirmar o que foi prometido. Não vê automaticamente os outros sete. O proprietário continua a ver todos. Revoga a partilha quando a cobertura termina.

Não há um interruptor mais fino do que esse. Não podes atribuir a conversa de um inquilino ao assistente e esconder o resto das conversas desse edifício. Se o número de um edifício tem conversas que um assistente não deve ver, não partilhes essa sessão. Usa outro número para as conversas que lhe é permitido tratar e liga-o à parte.

Um agente que deve ter os próprios leads usa o próprio número e a própria sessão. Podes na mesma ter essa sessão no início de sessão do escritório, para um colega cobrir uma ausência. Os contactos do agente não caem num bolo comum, a menos que escolhas partilhar a sessão. É um passo deliberado, não o ponto de partida.

Visitas, propostas, pedidos de manutenção e chaves não se tornam registos estruturados por a conversa ter passado para um navegador. A API externa pode pôr uma nota de outro sistema num fio próprio, ao lado do WhatsApp, para o envio de um formulário ficar visível sem ser enviado no WhatsApp. Não envia uma mensagem de WhatsApp para fora, e não substitui o software da agência.

O Chato também não faz uma campanha de modelos para uma base de dados de leads antigos. Isso exige a API oficial do WhatsApp Business e as regras de modelos da Meta. Se um portal exige esse tipo de envio, o Chato não é a ferramenta para esse canal. É a ferramenta para os muitos números de um para um a que já respondes à mão.

O ganho do dia a dia é mais estreito e mais útil: cada cliente ou edifício fica com uma linha limpa, um início de sessão mostra todas as linhas, e um colega pode ser convidado exatamente para as sessões que cobre. Começa pelo número mais ocupado, no teste. Acrescenta os outros quando a barra lateral for mesmo o sítio onde trabalhas.